手帳に付箋でタスクを管理すると頭もスッキリできるコツをお伝えします。

手帳に付箋を利用してタスク管理をしたいんですけど、いい方法知ってますか？

こんなお悩みをお持ちのかたに、わたしが行ってるやり方をお伝えします。簡単です。

自分の仕事の予定、小学生の子供の行事の予定、宿題の丸つけやらなんやら、夫の出張、自分の健康診断、義理のお母様へのお誕生日プレゼント。。。

(もちろん、ママさんじゃなくてもみなさんお忙しい時間を過ごされてることだと思います。)

「ギャーーーーー！！！パンクするからっ！」

そんなかたへ少しでもお力になれますように

では参りましょう！

付箋でタスク管理とは

やり方はとても簡単です。

頭の中のタスクや、やりたいことを全て付箋へ書き出して

緊急と重要のフォームに分類し

緊急なものからこなしていく。

というものです。

得られる効果として

あなたの頭から、モヤモヤや不安が無くなります。

スッキリして、前向きにタスクに取り掛かることができます。

頭の中のものを全て見えるようにする

GTDというタスク管理の方法でとても有名ですのでご存知の方もいらっしゃると思います。

いま頭の中にある全てのことを付箋に書き出してみましょう。

但し ひとつの付箋にひとつの事を書いてください。

また実行するのにかかりそうな時間を見積もり、付箋に書き入れましょう。

わたしはココ付箋という小さなフィルム付箋を使用していますが、
大きすぎなければ何だって大丈夫です。

手帳に貼りたいという方は、手帳に合わせた大きさの付箋がいいと思います(^^)

GTDではタスクだけでなく、心配事や備忘録なども全てノートなどに書き出します。

しかし今回はタスクにフォーカスしているので、

なんちゃってGTDのようになっても大丈夫です。
それでも効果は十分にありました。

緊急と重要のマトリクスをつかう

こんなフォームを見たことありますでしょうか？
アイゼンハワーのマトリクスとも呼ばれています。

この4つの枠のどれかに今書き出したタスクを分類し入れていきます。

たとえば、締切がギリギリな仕事、お客様へのクレーム処理やお金を払い忘れていた！とか、
子どもの予定のためのお休み申請を忘れていた！とかです。

たとえば、英語の勉強、明日の計画、まだ締切に余裕がある仕事、子どもとの時間。自分のプラスになること。これに時間を割く必要があります。

ここにタスクがたくさんあると、神経がすり減り、しかも何も実を結ばないので、ストレスが溜まります。

たとえば、自分がやらなくてもいい頼まれごと。

子どもの宿題の丸つけ(明日までにやらなきゃ)、ごみ捨て(今日捨てないと翌週まで溜まるっ！)

(でもいろいろな人間関係などでやらざるをおえないときもアリ)

たとえば、付き合いのためのお茶会(ママ友や上司)、ネットサーフィンなどです。

人によって価値観が違いますので、今あげた例が「いやいや、これは重要でしょ？」となる方も、もちろんいらっしゃると思います。
それはそれでいいのです。

自分とっての重要、緊急なのです。

この枠内に付箋を収めていきます。

一つ一つ、これは重要かしら？と自身に聞いてみてもいいですね(ﾟ∀ﾟ　)

意外に重要！だと思い込んでいたものが、そうでもなかった、私の人生において対して実を結ぶ重要事項ではなかった

と気がつくこともあります。

(私で言うと、義理のお母様へのアレコレでした)

手帳のやるべき日に付箋を振り分けていく

こうして優先順位がついたタスクを

手帳の翌週、翌々週など、ここら辺でやらなきゃなという所に貼り付けていきます。

勘で大丈夫です。
これで完成ではなく、もし予定通りにいかなければあとあとテコ入れすればいいのです。

考え込むと面倒になるのでサッと入れていきましょう。そして全体的にその日のボリュームをみます。

ちょっとこの日にボリューム持たせすぎたな

と思ったら、付箋を動かして仕事の量を調節しましょう。

(付箋の量ではなく、付箋に書いたタスクの見積もりの時間で判断するとうまく調節できます。)

たとえば、同じ1枚に書いたタスクでも
「子供の宿題丸つけ⑤」と「明日の計画⑮」では
3倍の差があります。

全て付箋なので、予定を変えても手帳は綺麗なまま！

これでやることは終わりです。

あとはコツコツやりましょう。

ずっーと残っているタスクを見直す

毎日後回しになってるタスクはありませんか？

そんな時は最初の1歩を踏み出しやすくするため、タスクを分解しましょう。

たとえば、
「病院予約⑩」がずーっと後回しになっているのであれば、

「病院の番号を調べる」
「昼休みに電話できるように番号をリマインドする」

などのように細分化します。

ベビーステップを心がけると、ハードルが下がり面倒なタスクもこなしやすくなります。

もちろんそれも付箋に書いて、その日の予定に貼り付けましょう。

効率よく仕事をすすめる

付箋を活用して、仕事を効率的に進めたい、また頭がぐちゃぐちゃで不安。やり残しがあるかも。。。

という気持ちをなんとかしたい。

と思ってる方もいらっしゃるとおもいます。

このマトリクスを付箋で利用すると、

頭がスッキリし、何をいつまでにやらなくてはいけないかがわかり、不安がなくなります。

わたしはいつもなにか忘れてるかもという不安にモンモンとしていました。
手帳にタスクを書いても、モレがあったり、(そしてギリギリで思い出して焦る)
どれからやったらいいの？？？となっていてストレスだらけでした。

しかし、付箋の仕事術の本を思い出し

面倒くさかったのですが、実際にやってみると、
驚くべき結果が待っていました。

頭ががクリアーになる。すると、元気になる。体がサッと動く。(やることがわかっているので)

そしてやらなきゃいけないことはまとめてこのマトリクス内にある。。

この安心とスッキリ感はやった人にしか味わえません。

付箋でもっとスッキリしたい方へオススメの本をご紹介します。

さいごに。

試しにちょっとやってみよ。合わなかったらまた違うやり方をさがそ。

くらいの気持ちで始めてみてはいかがでしょうか？
(‘∀`)
わたしは小学生の息子にもすすめたいなと思っています。

ではまた！次の記事でお会いしましょう。素敵な文房具ライフをお過ごしください(*^^*)